¿A qué llamamos Comunidad cuando hablamos de Comunidades de aprendizaje y Comunidades prácticas?

En una Comunidad de Apredizajes es importante que exista intereses comunes
y que estos sean percibidos

Hoy día se reconoce que el aprendizaje es un fenómeno social. Debido a ello los conceptos de comunidades de aprendizaje y de comunidades de prácticas se aplican cuando se desarrollan proyectos de gestión de conocimientos y redes ligadas a instituciones educativas o causas sociales. Cualquiera que sea el área y el ambiente en que se trabaje surgen preguntas pertinentes alrededor de temas como organización, objetos y experiencias de aprendizaje, mecanismos y motivaciones de participación, modelos de información, herramientas necesarias. Pretendemos entrarnos en éstos temas, pero por ahora, comencemos por contextualizar a qué llamamos comunidades... Como veremos, la distinción conceptual tiene implicaciones prácticas.

La palabra “Comunidad” tiene varios significados y connotaciones. Pero aquí, en el contexto que hablamos, el significado pertinente es el de conjunto de personas vinculadas por intereses comunes:  “Comunidad de intereses”. La membresía a la comunidad es un sentido de pertenencia que se genera por el interés compartido. Esto significa que personas que se conocen o que viven cerca o se ven todos los días no pertenecen a la misma comunidad si tienen distintos intereses, mientras que personas que no se conocen, no se han visto nunca, viven en sitios distantes y que quizá tienen pocas posibilidades de verse cara a cara, podrían pertenecer a la misma comunidad en la medida en que compartan los intereses comunes ligados a la definición de la comunidad en cuestión.

Por ejemplo, una red temática puede generar una comunidad de aprendizajes internacional, mientras que el conjunto de vecinos de un cierto barrio o una determinada calle o las personas que trabajan en las oficinas de un centro profesional que se ven todos los días y que quizá comparten servicios como un comedor común, no pertenecen a una Comunidad de aprendizajes por su diversidad de intereses.

Pero no es suficiente con que exista el interés común. Es importante que éste sea percibido ya que ello es lo que abre las puerdas al sentido de pertenencia y a la motivación para la acción.

Estas acotaciones que hacemos hoy no son meramente conceptuales, tienen implicaciones prácticas interesantes e importantes. Cuando vamos a crear, a promover o a desarrollar una Comunidad de Aprendizajes o una Comunidad de Prácticas la primera cosa que hay que revisar es el tema de intereses. ¿Hay ya un interés común? ¿Hay expresiones que indican que en el público al que nos dirigimos existe la consciencia de este interés común o, esta consciencia hay que desarrollarla, de alguna forma?

Si no hay un interés común, lo que pretendemos no es viable. Si percibimos que éste interés existe, pero en cambio nuestro público no es consciente de él, a la meta que aspiramos se llega por un camino donde logramos desarrollar esta consciencia, porque sólo con un interés común explictamente compartido se puede lograr sentido de pertenencia,  un ingrediente necesario del que hablaremos en nuestro próximo post.

Comunidades de aprendizaje y comunidades prácticas

Desarrollar una Comunidad de Aprendizajes o Una Comunidad de Prácticas es una tares
compleja que requiere una aproximación transdisciplinaria

Los dos términos no significan exactamente lo mismo, pero es cierto que solapan entre sí sus significados. El hecho de que el conocimiento se desarrolla en comunidades que se agrupan en torno a intereses comunes es ampliamente reconocido tanto en ambientes corporativos o académicos formales, como en ambientes informales, tanto en agencias gubernamentales como en organizaciones no gubernamentales y en proyectos que actúan en causas sociales. Esto significa que si queremos desarrollar aprendizajes que generen cambios de prácticas en ciertos colectivos, es imperativo entender los ambientes comunitarios que potencian el desarrollo y la comunicación de conocimientos, cómo se genera la participación, la motivación, la consciencia de necesidad de la interacción recíproca y como se implementan en forma práctica proyectos que gestionan información, comunicaciones y conocimientos.

El hecho de que estos servicios se expresan normalmente a través de la Web hace creer muchas veces que la implementación de una plataforma Web por si sola puede mover los procesos necesarios para que gire la rueda del intercambio y el desarrollo de conocimientos. Lamentablemente no es así. El tema es más complejo, se requieren plataformas bien diseñadas, pero éstas no son suficientes para el éxito, sino una precondición típica para el mismo.

Una dificultad de fondo para el desarrollo de Comunidades de aprendizaje y Comunidades de práctica radica en el hecho de que los campos donde es necesario actuar para implementarlas son totalmente transdisciplinarios y por ello se requiere el conocimiento proveniente de enfoques generalistas y holísticos que incorporen diferentes perspectivas, ya que ese crisol de puntos de vista complementarios es determinante para poder lograr la generación y apropiación de conocimientos que se busca. Perspectivas demasiado centradas en disciplinas y el conocimiento de especialistas pueden resultar limitantes en lo que se aprecia y en lo que se actúa.

En todos los casos, algunas distinciones conceptuales resultan convenientes en el diseño de proyectos en los que se busca aprendizaje y/o de desarrollo de conocimiento. Pretendemos a través de varios post entrar en estos temas presentando aspectos que resultan útiles a quienes quieren promover comunidades que desarrollen o trasmitan conocimientos, con bastante independencia del ámbito donde éstas se implementan, y los temas generales o específicos en los que se concentra su acción.

Los Arquitectos de Información que trabajan en este tipo de proyectos deben saber que hay una Arquitectura de participación que genera requerimientos específicos que se deben modelar e implementar. Los científicos sociales y los líderes comunitarios interesados en los cambios concretos de prácticas sociales deben también entender que los buenos resultados se obtienen con una buena Arquitectura de participación y que ésta hará exigencias de Arquitectura de información.

Explicaremos más adelante lo que esto significa, pero por ahora, como síntesis de lo planteado hoy establezcamos lo siguiente: El desarrollo de Comunidades de aprendizaje y Comunidades de prácticas requiere de plataformas Web, pero no sólo buenas plataformas. En el diseño se necesitan enfoques transdisciplinarios ya que las perspectivas disciplinarias son insuficientes. En la acción son importantes ciertos conceptos, no teorías de referentes abstractos, sino distinciones operantes. La participación, la interacción, el aprendizaje y el conocimiento se gestionan haciendo este tipo de distinciones.

La semana que viene comenzaremos con una de las primeras necesarias: el concepto mismo de lo que es una comunidad, en estos contextos.

Integración de procesos de digitalización en la cotidianidad de Archivos Únicos Digitales

Esquema de incorporación descentralizada y asíncrona de la información
de documentos de papel a un Archivo Único Digital 

El tema que hemos estado tratando en las últimas semanas es la Digitalización. No tanto la digitalización de volumen que se realiza puntualmente para traer al mundo digital la información que antes estaba en documentos de papel, sino la digitalización en proceso cotidianos, regulares, que se debe realizar en distintas oficinas de una institución, para incorporar documentos que se generan en estas oficinas pero que debe integrarse centralmente a un Archivo Único Digital, concepto que también hemos trabajado en este blog. Como una síntesis de la fusióm de estos dos temas presentamos en este post una gráfica de cómo puede organizarse el proceso de integración de documentos de papel en un archivo único digital usando criterios de Arquitectura de Información.

Aquí algunas referencias complementarias: Para una explicación de lo que es un Archivo Único Digital puede verse ¿Qué es un Archivo Único Digital de Clientes? (Parte 1 y Parte 2). Para lo es la digitalización de volumen puede verse, por ejemplo, Digitalización Exitosa y La línea de producción de bits, y para lo que significa la integración de documentos en un archivo digital  puede verse La carga digital de documentos en un archivo único de clientes.

Un proceso de digitalización siempre comprende dos partes: la captura digital propiamente dicha, a través de la cual el contenido de los documentos que residían en papel se convierten en información digital y el postprocesamiento, a través del cual la información digitalizada se identifica, se clasifica, se cataloga y se crean o se completan los registros digitales que se almacenan en el archivo que controla los procesos centralizados.

Como se muestra en la gráfica la captura digital puede realizarse en forma local, ubicua, en cualquier oficina. Los documentos deben subirse en forma asíncrona a la nube donde pueden ser incorporados por un motor de información al Archivo Único Digital (ver Optimizando los procesos de digitalización: Lectura automática en el servidor). Aunque esquemas de digitalización centralizada son posibles, no suelen ser prácticos porque tienen el inconveniente de que implican el movimiento de papeles desde las oficinas de periferia a la oficina central.

El postprocesamiento, la identificación y catalogación de documentos, puede hacerse también en forma ubicua, desde cualquier lugar, con total independencia de los sitios de digitalización (Ver Identificación de documentos digitalizados). Muchas veces el volumen de captura digital realizado en una oficina no justifica el tener personas dedicadas al postprocesamiento en esa oficina, por lo que la posibilidad de hacer la identificación, catalogación y llenado de registros en otro lugar, adonde lleguen en forma seriada los documentos digitalizados, hace mucho sentido.

Como puede verse en la gráfica, en este esquema hay tres roles básicos: el del digitalizador, o persona que realiza la captura digital. El del motor de información,  que lleva el control de todos los procesos en forma centralizada, y el del identificador de documentos y catalogador, que realiza las tareas de postprocesamiento. Con esta organización de la digitalización y usando las sugerencias específicas que se encuentran en las referencias citadas, puede hacerse la incorporación de la información que reside en documentos de papel muy eficientemente.

Retrasos por download de documentos digitalizados

En muchos sitios cotidianamente se requiere descargar grandes archivos PDF
para buscar información que reside en las primeras o las últimas páginas.
En ese caso, hay que obtimizar los procesos para hacerlos eficientes

Hoy día es muy típico que al digitalizar documentos que originalmente estaban en papel, se almacenen las imágenes como archivos PDF en el servidor. Por sus características, el formato PDF es muy útil para manejar la imagen de lo que se obtendrá al imprimir un documento que nació en forma digital, así como las imágenes facsimilares de documentos que inicialmente estaban en papel y que se crearon a través de un proceso de digitalización. En este segundo caso, cada página del archivo, aunque luzca como texto, es en realidad una imagen. Ésta es la razón por la que un archivo PDF de 50 páginas que nació digital ocupa relativamente poco espacio, mientras que otro, de las mismas 50 páginas, pero que se creó como resultado de una digitalización de las correspondientes páginas de papel, ocupa mucho más espacio de memoria. El gran tamaño de los archivos digitalizados puede significar, en ocasiones, esperas  y retrasos debido a lo pesado que resulta su trasmisión. Comentaremos a continuación cómo ganar en eficiencia y evitar estos retrasos.

El tamaño (medido en  MBytes) de un archivo importa cuando hay que trasmitirlo desde el computador con el que trabajamos al servidor (proceso que se llama subida, carga o upload) o cuando se requiere en el computador donde trabajamos procedente desde el servidor (proceso que se llama descarga, bajada o download). Archivos de varios megabytes pueden resultar lentos cuando las conexiones a la red no son tan rápidas.

En días pasados describimos lo que puede hacerse para evitar los retrasos por upload, básicamente, haciendo la subida de los archivos digitalizados en forma automática y asíncrona (Ver Retrasos de Upload en proyectos de digitalización).

Los problemas de la descarga son diferentes. La mayor parte de las veces no queremos tener en el computador con el que trabajamos los archivos que residen en el servidor, sino garantizar la disponibilidad de la información cuando la necesitemos. Por ejemplo, un acta constitutiva de una cierta organización puede ser un documento pesado de unas sesenta páginas, pero en realidad lo que muchas veces interesa es poder hojear rápidamente el documento para tomar los datos claves en ciertas páginas, lo que pueda que ocurra al principio o al final del mismo. Si este es el caso, la mejor manera de trabajar con el archivo digitalizado es descargar las páginas individualmente, para rápidamente tener la información que queremos y no descargar todas las páginas para luego usar sólo una o dos. Esto se logra fácilmente cuando se usan plataformas de servicio que contemplan esta función.

Es esta la razón por la cual las herramientas de correo modernas, las plataformas de gestión de información y algunas otras herramientas contemplan la posibilidad de usar este tipo de descargas por páginas en lugar de archivos completos: así se evitan los retrasos por download.

Una vez más  hay que tener en cuenta que cuando se trata de una operación puntual, esporádica, puede no ser crítico el tiempo de espera o de retraso, pero si se trata de procesos cotidianos, institucionales, el ganar en eficiencia evitando los retrasos por download es importante. Para un trabajador que lo tiene que hacer muchas veces al día, descargar archivos de muchas decenas de páginas para luego usar una o dos es fastidioso e ineficiente.

Identificación de documentos digitalizados

En la identiffcación de documentos estos se presentan en pantalla
junto con la planilla que permite llenar los datos correspondientes al tipo de
documento en cuestión

Un buen Archivo Único Digital siempre permite a las instituciones gestionar su información y desarrollar sus operaciones cotidianas eficientemente. Los procesos internos pueden beneficiarse de las nuevas tecnologías digitales y la institución no debería requerir ni papeles ni fotocopias para el flujo de trabajo cotidiano. Pero en la interacción con el mundo es natural que haya papeles, por razones históricas. De allí que resulte necesario diseñar e implementar procedimientos de digitalización por medio de los cuales el contenido de esos papeles entra a formar parte del Archivo Digital. Pero la cosa no es tan simple como digitalizar e incorporar la información al archivo digital. Como hemos visto en las últimas semanas, independientemente de escáneres, computadores y redes, los procedimientos marcan diferencias muy grandes en eficiencia, en tiempos y en costos.

En las instituciones donde el servicio se presta a través de múltiples oficinas un Único Archivo Digital y unos buenos procesos de digitalización permiten que todas las oficinas se beneficien de las soluciones de procesamiento implementadas centralmente y de la información cargada en forma ubicua en cualquiera de las locaciones que es luego almacenada en el servidor central.

La semana pasada explicamos tres medidas de optimización básicas que afectan la manera en que se guardan los archivos digitalizados en los puntos de captura digital (ver Digitalización de los documentos de Clientes), la manera en que se trasmiten asíncronamente al servidor para disminuir los retrasos por upload (ver Retrasos de Upload en proyectos de digitalización) y los beneficios de la lectura automática de imágenes digitalizadas (ver Optimizando los procesos de digitalización: Lectura automática en el servidor).

En conjunto estas medidas permiten que llegue a la base de información central, en forma optimizada, todo lo que se digitaliza, y que se almacene y se recupere ligado a las personas y trámites correspondientes. Pero en el caso común de que haya distintos tipos de documentos, estos aún deben ser identificados por un funcionario experto.

Una base de información inteligente puede reconocer todo lo que está almacenado en ese estado intermedio, vinculado correctamente con los correspondientes trámites y personas pero no identificado en detalle. Conoce también las alternativas posibles para esas imágenes, porque están definidas en las reglas de negocio del trámite y sabe, por ejemplo, que para este trámite se requiere el documento de identidad y una determinada solvencia. En estas condiciones el sistema de Archivo Único Digital puede presentar al usuario autorizado una pantalla donde se muestra cada documento a identificar con botones o enlaces que le permiten marcar el tipo de documento que se tiene en pantalla y, una vez hecho esto, completar los datos que lo caracterizan. Por ejemplo, fecha de expedición y de vencimiento.

Es muy importante que la imagen del documento digitalizado se muestre lo suficientemente grande en pantalla como para poder hacer lecturas de sus parámetros.

Un aspecto interesante es que no hay ninguna razón técnica que obligue a que este tipo de post procesamiento se tenga que hacer en un determinado lugar, sino más bien, que sea hecho por las personas correspondientes. De allí que una única persona, ubicada en cualquier oficina, podría hacer el procesamiento de identificación de documentos de todas las imágenes incorporadas al Archivo Único Digital desde cualquier punto de la red, lo que significa un gran ahorro de recursos debido a la eficiencia que esto conlleva.