Identificación de la visión compartida en una propuesta de gestión de información

Una visón compartida entre desarrolladores y contrapartes
 no asegura el éxito, pero es condición necesaria 

En las últimas semanas comenzamos la conversación sobre el ciclo de vida de aplicaciones de gestión de información desarrolladas con criterios de Arquitectura de Información. Vimos que en el camino desde su nacimiento hasta su desaparición las aplicaciones recorren un ciclo que comienza con la identificación de necesidades. Queremos detenernos un poco en esta etapa básica o inicial donde nos hacemos la idea general de lo que queremos y le damos forma conceptual a lo que vamos a hacer, nuestro plan de trabajo, bien sea éste de desarrollo de un nuevo servicio de información o de mejora de uno existente.

No revisaremos hoy cuáles son las actividades naturales en esta etapa, ni cuáles son los resultados que debemos obtener o entregar. Antes bien queremos apreciar algo más básico: Por qué momentos se pasa al identificar la solución y cuál es la importancia que estos pasos tienen en el eventual éxito o fracaso del proceso.

Generalmente la identificación de la solución de gestión se logra en dos pasos característicos: la definición del proyecto y la conceptualización de la solución.

Pueden llamarse diferente en la literatura, pero lo típico es que la transformación que se busca en cualquier iniciativa de mejora en la gestión de información requiere que se formule como un proyecto, primero en forma gruesa y luego con detalles. Pero no es tan simple como parece. Es importante darse cuenta de qué es lo que la instancia que requiere el cambio normalmente tiene que acordar con una tercera parte, bien sea ésta una empresa consultora o una unidad interna de una corporación o institución.

Siempre se requiere asegurar que ambas partes estén identificados en cuál es el proyecto que se va a realizar. Esto pasa por colocarle un título, definirlo, plantear un alcance, asignar unos recursos, acordar unos entregables y establecer una expectativa de horizonte temporal. La idea es concretar de alguna manera la visión compartida por los que requieren de la solución y por los encargados de desarrollarla.

Iniciar un proyecto sin esta visión compartida, expresada en forma clara y para todos los involucrados, conduce a una fricción que se hace inevitable cuando lo que obtengan los desarrolladores no sea lo que esperaban en su imaginario, realista o no, los potenciales usuarios. Los desacuerdos entre quienes construyen una solución y quienes la solicitaron muchas veces son el resultado de no haber hecho un buen comienzo: una definición explícita de qué es lo que entiende cada parte por el trabajo a realizar y por la manera de desarrollarlo y entregarlo. Por eso, si es importante una Arquitectura de Información bien estructurada, el primer paso es la definición del proyecto como un acuerdo explícito de visión en un lenguaje compartido por los desarrolladores y sus contrapartes. Esto no asegura un resultado exitoso y una relación armónica, pero abre la posibilidad de estos logros.

En un próximo post veremos como, en proyectos de cierta complejidad, sin embargo, incluso después de haber escrito la visión compartida en forma explícita, puede ser bueno no acordar el desarrollo completo de la solución, sino sólo la primera de sus fases: la conceptualización.

Desarrollo, Implementación y Producción en un proyecto con Arquitectura de Información

En el ciclo de vida de una solución de gestión de información
distinguimos cinco etapas: Identificación, Diseño, Desarrollo,
Implementación  y Producción

La semana pasada abrimos el año conversando sobre el ciclo de vida de una solución de gestión de información creada como un cambio gestionado con Arquitectura de información. Distinguimos cinco etapas diferentes: Identificación, Diseño, Desarrollo, Implementación y Producción, que se dan en todo proyecto. En esa oportunidad presentamos con un poco más en detalles las dos primeras, Identificación y  Diseño, en las que conceptualizamos y modelamos la solución, respectivamente. Hoy queremos referirnos a lo que viene después de ellas hasta que, finalmente, logramos el cambio deseado con la entrada en operación de la nueva solución.

Las tres etapas siguientes al diseño son el Desarrollo, la Implementación y la puesta en Producción:

Desarrollo
La etapa de desarrollo es donde se construye la solución operacional propiamente dicha. En ella se concreta en forma tangible el modelo creado en la etapa de Diseño, siguiendo la visión y las líneas generales de las ideas y conceptos planteados en la etapa de Identificación. Un aspecto importante del desarrollo es que se debe crear la nueva solución sin detener el proceso de producción actual. Este hecho requiere de una capacidad paralela (infraestructura y equipo humano), que podría estar solapada parcialmente, pero que no puede limitarse a la que se ocupa de la operación actual.

La acción natural del desarrollo es la Construcción de la nueva solución.

Implementación
En la etapa de implementación se realiza todo lo que sea necesario para que la nueva solución pueda ser realidad en las condiciones para las cuales fue diseñada. Se dice fácil, por lo que se subestima en muchas ocasiones. La realidad es que por muy buena y simple que sea una solución nueva siempre se requiere un proceso mediante el cual se logra hacerla funcionar.

La acción natural de la implementación es el manejo de la Transición de la nueva solución desde el ambiente donde fue desarrollada al ambiente donde, finalmente, entrará en producción. Esto incluye los procesos naturales de la inducción y el entrenamiento que tienen que hacerse para que los usuarios comprendan y comiencen a usar la nueva solución construida y, muy probablemente, a apropiarse (comprender y lograr destrezas) con los nuevos procesos).

Producción
Esta es la etapa de operación donde la nueva solución se usa como alternativa a los procesos y herramientas previas a las cuales sustituye.

Suele ser recomendable considerar la necesidad de un cierto soporte técnico de parte de los creadores de la solución, así como mecanismos de medición y análisis de los resultados obtenidos.

Eventualmente de estas evaluaciones surgirá un nuevo proceso de Identificación de mejoras que da inicio a un nuevo ciclo de desarrollo.

El ciclo de vida de una solución de gestión de información

La Arquitectura de Información facilita el desarrollar soluciones
de gestión de información que viven en un constante ciclo de mejora

Como la mayoría de las cosas que creamos, una solución de gestión de información tiene un ciclo de vida. Es concebida, aceptada como solución, diseñada, desarrollada, validada y puesta en operación hasta que, al cabo de un tiempo, es vuelta a someter a un nuevo ciclo de desarrollo porque, de alguna forma, la experiencia ganada en la producción hace pensar que se puede obtener una mejor solución haciendo cambios en los componentes tecnológicos o en los procesos empleados. La decisión de mejorar puede estar originada en la aparición de nuevas tecnologías, de nuevas herramientas, de nuevos requisitos, de nuevos procesos o cualquier otra condición que genere alguna necesidad de plantearse una solución diferente, extendiendo la actual o cambiándola radicalmente. Eso es lo que define lo que se llama el ciclo de vida de una solución.

¿Cuáles son pues las etapas por las que pasa una solución de gestión de información?

La literatura señala, con distintas variantes de formulación, las siguientes etapas: Identificación, Diseño, Desarrollo, Implementación, Producción y que un nuevo ciclo se inicia con una nueva etapa de Identificación. Revisemos pues, rápidamente, las dos primeras:

Identificación:
Durante esta etapa se hacen observaciones desde las que se plantea que hay necesidad de un nuevo ciclo de desarrollo, de una nueva solución. La identificación puede venir a través de procesos regulares, establecidos, de evolución de parámetros y capacidades o por la consideración de nuevos factores, bien sean estos internos a la institución (como por ejemplo, nuevos procesos que generan nuevos requisitos) o exógenos a ella (como por ejemplo, la consideración de nuevas variables de tecnología, versiones de las herramientas actuales o la aparición de nuevas herramientas). En cualquier caso, se vislumbra la posibilidad de un cambio.

La acción natural luego de la Identificación de una oportunidad de mejora es la Conceptualización de la nueva solución, que debe concluir en una visión compartida por todos los involucrados.

Diseño:
La etapa de diseño es la elaboración de un plan, general y detallado, de todo aquello que debe hacerse para obtener la nueva solución. Posee gran independencia de la tecnología que se seguirá para el desarrollo, pero no es completamente independiente de ella. El diseño dependerá en gran medida de la estrategia general que se seguirá para construir la nueva solución.

La acción natural del diseño es pues el Modelado de la nueva solución, es decir la construcción de un modelo, lo más claro y detallado posible de lo que ésta será.

Es interesante destacar que luego de estas dos primeras etapas es que se tiene realmente idea del tamaño de la solución, de lo simple o complejo que será la generación del cambio deseado. Es el momento en que se pueden estimar razonablemente los recursos que se requieren y por ello una oportunidad para concretar más el alcance de la nueva solución.

Sobre lo que sigue en el ciclo de vida: Desarrollo, Implementación y Producción hablaremos en una próxima oportunidad.